ДЕЙСТВИЯ СО СТРАНИЦЕЙ



ПОСЛЕДНИЕ СТАТЬИ НА САЙТЕ
Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

ТК РФ  

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КАЛЕНДАРЬ

для рабочего стола
 
главное вкратце:
Регистрация   |   Забыли пароль?
  e-mail
пароль
запомнить

журнал
Обучение
НСК-школа
ФОРУМ
Оставьте свое мнение о ней или узнайте, что думают другие!




21 Мар, 2017 г. - 13:57 (просмотров 34763) (АРХИВ: Журнал КАДРОВИК.РУ, номер 9-2014)
Технологии/Опыт

Гибкий офис: современно и удобно


Скорость появления технических новинок в нашей жизни, возможность проектной и дистанционной работы сотрудников, новый тип работников «поколения игрек», а также требования к более эффективному использованию арендуемых помещений заставили работодателей задуматься о том, насколько важно присутствие работника на рабочем месте в течение дня и как можно изменить офис, чтобы сделать его максимально удобным, а работу – продуктивной. Развитие рабочей среды идет в ногу с современным пониманием рабочего места и пространства вокруг него. От кабинетно-коридорной системы размещения персонала компании вначале перешли к открытым рабочим пространствам в стиле open space и теперь движутся дальше. Все большее количество компаний «примеряет» на себя концепцию «гибкого офиса», в котором нет жестко закрепленных рабочих мест и сотрудники могут свободно располагаться в любом удобном для них месте.

Работа в атмосфере доверия

Анна Коншина, архитектор и консультант в области эффективной организации рабочих пространств «гибкий офис», Нидерланды



Гибкий офис

Часто ли вы задумываетесь о том, в каких условиях проводите больше трети вашей жизни? Конечно, имеется в виду работа в офисе. Что влияет на ваше настроение и самочувствие? Как сделать рабочее время наиболее плодотворным и позитивным? Что нужно, чтобы вы с улыбкой начинали и заканчивали рабочий день?

Интересная работа и хорошая зарплата – вот что в первую очередь приходит в голову. Но это далеко не единственные факторы вашего успеха на рабочем месте.

Давайте опишем обычный рабочий день, но немного сгустив краски. Вы начинаете утро с дороги на работу. Рабочий день начинается в 9.00, за опоздание – выговор. Сколько времени займет поездка в автомобиле в часы пик, сказать трудно, но совершенно ясно – время потеряно; поездка на метро в эти часы тоже не слишком привлекательна. Итак, вы добрались до работы, но, к сожалению, немного опоздали – выговора не избежать, день начинается со стресса.

Вы приходите в офис и обращаете внимание, что около половины рабочих мест пустует – ваши коллеги в отпуске, в командировках или на встречах. Вы садитесь на свое рабочее место на сквозняке. Настроение портится. Предположим, сегодня вам необходимо написать важный отчет. Вы пытаетесь сосредоточиться, но ваш офис спланирован по принципу open space, и вы работаете вместе с 20–30 коллегами в открытом офисном пространстве. Ваши коллеги громко разговаривают по телефону, у вас начинает болеть голова, работа не клеится. К концу рабочего дня вы устали, но не закончили работу над отчетом. Вы тратите еще пару часов на дорогу домой. Дома сил у вас хватает только на ужин и телевизор. Вас не покидает мысль: «Завтра опять на работу»… Знакомо, не правда ли?

Можно ли изменить ситуацию? Несомненно!

Около 15 лет назад в Нидерландах была разработана новая система работы, которая получила название Workplace Innovation или «гибкий офис». Одной из концепций «гибкого офиса» является дистанционная работа сотрудников, возможные преимущества которой были рассмотрены не только в Европе, но и в России, причем на законодательном уровне. Не так давно в Российской Федерации вступил в силу Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 60-ФЗ, в соответствии с которым в Трудовой кодекс РФ введена новая глава 49.1, посвященная регулированию труда дистанционных работников. Закон урегулировал сложившиеся в современной практике отношения, когда сотрудники могут работать вне помещений, принадлежащих работодателям. Согласно ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ дистанционная работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя (включая другую местность), вне стационарного рабочего места или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети интернет.

Важная особенность норм ТК РФ о дистанционном труде – сторонам предоставляются более широкие по сравнению с классическим трудовым договором возможности для определения условий такого труда.

Приведу пример рабочего дня, оптимально спланированного с учетом специфики вашей работы. Вы начинаете работу утром в 9.00. В это время на дорогах пробки, но вы пару часов можете работать из дома, так как у вас имеется доступ к информации на сервере, а с коллегами можно общаться, например, по почте или скайпу. Дома вы можете работать с максимальной концентрацией. Когда «рассасываются» пробки, вы быстрее добираетесь до офиса. В офисе вы можете выбрать наиболее подходящее вам рабочее место в зависимости от того, чем будете заниматься, а в конце дня завершить работу пораньше.

Как с помощью специалистов и консультантов можно грамотно спланировать «гибкий офис»

Руководитель контролирует результат работы, а не формальное присутствие в офисе

В таком офисе число предусмотренных рабочих столов меньше, чем число сотрудников. При этом можно не беспокоиться – разнообразие рабочих мест доступно всем коллегам. Нет необходимости закреплять за сотрудником определенный рабочий стол. Организация даже небольшого офисного пространства позволяет сотруднику самому выбрать наиболее комфортное рабочее место в зависимости от того, чем он сегодня будет заниматься.

Например, если вам нужно работать с полной концентрацией, вы можете занять отдельную комнату, где вам никто не будет мешать; если вы работаете вместе с коллегой над документом, стоит выбрать рабочий стол для двоих; если запланирована работа в группе, вам удобнее будет расположиться за проектным столом.

В конце рабочего дня вы убираете свои бумаги (и ноутбук) в предусмотренные для них шкафы, и рабочее место снова свободно, завтра его может занять ваш коллега.

Гибкий офис

Ваш руководитель контролирует результат вашей работы, а не формальное присутствие в офисе с 9 до 18. Вы чувствуете, что работаете в атмосфере уважения и доверия. Вы работаете более самостоятельно, ваша мотивация и результаты вашего труда возрастают.

В конце рабочего дня у вас еще много сил. И это не утопия и фантастика, это – правда жизни, подтвержденная многолетним европейским опытом создания «гибкого офиса».

Работа офиса с точки зрения эффективности бизнеса

Техническая революция стремительно внесла коррективы в нашу жизнь. Трудно представить себе, как мы раньше обходились без интернета, мобильных телефонов и ноутбуков.Технические новшества сделали нас мобильными, информация стала доступна для пользователей независимо от времени и места.

Согласно исследованиям, проведенным Роттердамским университетом, в среднем рабочее место сотрудника остается занятым лишь треть рабочего дня, так как служащие проводят значительную часть времени вне своего рабочего места – в переговорной, на встречах с партнерами, в других зданиях фирмы, в перерывах на кофе, в командировках, на обучении, в отпуске и т.д. В результате около 30% средств каждой компании расходуется на оплату пустующих площадей.

Сегодня все больше европейских компаний используют «гибкий офис», структура которого основана на единстве целей команды, ее гибкости и ориентации на заказчика. Работа оценивается не количеством времени присутствия сотрудника, а достигнутым результатом.

Экономическое преимущество «гибкого офиса»

Практика показывает, что по сравнению с традиционным, «гибкий офис» позволяет сэкономить до 50% офисного пространства и около 30% общих затрат на его содержание.

Кроме того, сотрудники получают возможность выбирать: где и когда им удобнее работать. Если есть возможность один-два раза в неделю поработать дома, сохраняя отчетность, можно сэкономить время на транспорт и лучше спланировать день, таким образом повысив производительность труда.

Работая в «гибком офисе», люди меньше болеют! Отсутствие по болезни сокращается в среднем с 8% до 2%.

Концепция «гибкого офиса» сегодня широко известна и применяется во многих организациях в Западной Европе, Америке и Австралии.

Гибкий офис

Около 80% рабочего персонала в Нидерландах имеют возможность работать вне офиса. Исследования показали, что продуктивность труда у таких сотрудников примерно на 40% выше, чем у людей, которые вынуждены каждый день приезжать на работу.

Одно из самых важных условий эффективной работы – хороший баланс «дом–работа», утверждают 92% опрошенных.

Сотрудники, чувствующие себя комфортно в рабочей среде, работают с большей отдачей и достигают лучших результатов, а также реже меняют место работы. При этом работодатели, инвестирующие в улучшение условий труда, увеличивают доходность и устойчивость предприятия.

Согласно исследованиям Центрального статистического бюро Нидерландов (ЦСБ) экономия средств на одного сотрудника, работающего один день в неделю дома, составляет 2300 евро в год. Гибкий график и возможность удаленной работы увеличивают прибыль и позволяют повысить производительность труда на 20–40%. Две трети опрошенных компаний также считают, что переход на более гибкие условия работы позволяет сэкономить больше средств, чем, например, сокращение штата сотрудников.

«Гибкий офис» так же набирает обороты в России, в частности представительство компании Philips в Москве с 2011 года успешно работает по принципу «гибкого офиса».

«Гибкий офис» – это решение для компаний, которые серьезно задумываются о будущем и ищут новые пути к успеху в сегодняшних непростых экономических условиях.


Как можно применить концепцию «гибкого офиса» в HR-практике?
Кейс из жизни маленькой российской компании

Елена Шульгина, бизнес-эксперт в области организационного развития и развития Human Capital, Россия



Меня давно привлекала идея «гибкого офиса», но в то же время казалось, что это может быть реализовано только в рамках больших компаний или крупных корпораций. Однако в своей работе я предпочитаю искать «решения на салфетке», то есть люблю находить простые, понятные и рентабельные решения, позволяющие достигнуть целей меньшими затратами и усилиями.

Возможность найти такое решение поддержал один из моих клиентов. Его новый бизнес стремительно развивался, имел проектный характер и требовал найма все большего количества людей. При этом собственник не хотел уезжать из имеющегося офиса, расположенного в центре, рядом с метро. Такое расположение было удобно не только ему самому, но также его сотрудникам и ключевым клиентам.

Итак, задача у нас стояла следующая – найти возможность привлечь дополнительный персонал в количестве 40 человек и организовать их работу с учетом имеющегося офисного пространства.

Мы начали с анализа того, что уже было в компании.

Коллектив насчитывал 60 человек, которые размещались в двух больших открытых пространствах в стиле open space. В одной зоне находились сотрудники, связанные с проектной деятельностью, в другой – сотрудники, связанные с продажами и администрированием бизнеса. Отдельными закрытыми зонами были переговорная, кабинет шефа, комната приема пищи и туалет. Они были выделены как зоны с минимально возможным метражом.


open space

К решению поставленной задачи мы привлекли весь коллектив и с его помощью провели предварительный анализ.

  1. Сначала мы определили ключевые процессы бизнес-деятельности и соответствующие им профессиональные группы: продажа услуги, производство услуги, администрирование бизнеса.
  2. Далее мы оценили распределение рабочей нагрузки по основным типам работ и уровням управления, исходя из 100% нагрузки различных групп сотрудников. Результаты анализа представлены в таблице.
Вид деятельности Рядовые сотрудники Руководители административных подразделений Руководители проектов Руководители подразделений продаж
Обсуждение задания, планирование работ 5% 10% 5% 5%
Работа за компьютером 85% 60% 10% 10%
Деловая переписка   5% 20% 5%
Разговоры по телефону   5%   65%
Участие в переговорах, совещаниях   5% 50% 15%
Формирование пакета отчетных документов по проекту 10%      
Контроль исполнения работ и качества документов   15% 15%  
ИТОГО 100% 100% 100% 100%

Из таблицы видно, что рядовой сотрудник компании 85% времени проводит за компьютером. А это означает, что он может работать за компьютером и в удаленном режиме, поскольку эта работа не требует его постоянного присутствия в офисе. Руководители подразделений, связанных с административной деятельностью, также большую часть времени проводят за компьютером, и их рабочий график тоже может быть «облегчен» возможностью работать в удаленном режиме. Руководители проектов часто бывают на выезде, участвуя в переговорах с клиентами, а это иллюстрация того, что их постоянного присутствия в офисе не требуется. Деятельность руководителей подразделений продаж в основном связана с деловой коммуникацией по телефону, что тоже может происходить без «привязки» к офису. В результате получается, что суммарно более 50% деятельности всех сотрудников компании может происходить вне офиса, то есть в удаленном режиме.

  1. Далее мы вместе с персоналом проанализировали возможность работы в удаленном режиме и графики сменности. Мы попросили сотрудников оценить две характеристики условий труда: возможность удаленной работы и сменность работы – и в каждой из них выбрать наиболее подходящий вариант для разных категорий персонала.
Возможность удаленной работы Сменность работы
1. Работа в офисе 100%
2. Работа в офисе 70–80%, удаленно 20–30%
3. Работа в офисе 50%, удаленно 50%
4. Работа в офисе 20–30%, удаленно 70–80%
5.Работа удаленно 100%
1. Стандартный режим работы
2. Вечерний режим работы
3. Ночной режим работы
4. Индивидуальный график

Результаты их оценки представлены в таблице ниже.

Подразделение Удаленность работы Сменность работы Сумма баллов
Руководство компании 3 4 7
Подразделения продаж 3 1 4
Производственные подразделения 2 1 3
Обеспечивающие и административные подразделения 1 1 2

Из таблицы мы видим, что существующие сотрудники предпочитают находиться в офисе большую часть времени и работать в стандартном дневном графике. Однако возможности компании позволяют организовать работу как в удаленном режиме, так и с использованием разных графиков. Значит, нам стоило искать новых сотрудников, предпочитающих работать в удаленном или дистанционном режиме, а также готовых работать вечерами, ночью или по индивидуальному графику.

  1. Кроме этого мы еще обсудили то, какие дополнительные факторы условий труда (технологии, дополнительный персонал, рабочая среда или гигиенические условия) важны сотрудникам для повышения эффективности их работы. И вот что получилось в результате группового обсуждения.

Технологии Дополнительный персонал Рабочая среда
Телефонная связь между отделами
Общий чат
Отдел брошюровки (для пакета проектных материалов)
Библиотека знаний, в том числе архив уже выполненных проектов
Комплектность рабочего места
Секретарь (для работы с входящей-исходящей информацией)
Курьер
Персонал отдела брошюровки
Офис в границах садового кольца
Акустические решения
Шумоизоляция внутри отдела
Стилизация оформления для каждого отдела
Помещение для приема пищи
Душ
Комната отдыха
Переговорные
Озеленение внутри офиса
Освещение
Вентиляция

В качестве дополнительных важных факторов сотрудники отметили также наличие в пешей доступности от офиса станций метро, парковки для автомобилей, зеленой зоны отдыха, учреждений общепита.

В данной проектной организации работали молодые конструкторы, инженеры и архитекторы, и для них были важны не только технические решения, позволяющие повысить эффективность работы (уровень рабочего оборудования или второй монитор для одновременной работы в разных программах), но также решения по стилизации и оформлению офиса, создающие настроение (дизайн помещений) или настраивающие на «творческий лад» (библиотека с профессиональной литературой, архив предыдущих проектов и нестандартных решений).

В процессе обсуждений всех проблем и решений было выделено несколько ключевых характеристик и мероприятий, необходимых для привлечения дополнительных сотрудников в количестве 40 человек и организации их работы в рамках имеющегося рабочего пространства.


Возможная проблема Лучшее решение
Отсутствие свободной или бесплатной парковки для личных автомобилей Получение скидок на существующих рядом с офисом парковках (полная или частичная оплата)
Поездка на удаленный объект клиента (Московская область) Служебный автомобиль. Оплата ГСМ для личных автомобилей. Оплата проезда на общественном транспорте
Отсутствие творческого настроя Стилизация помещений. Библиотека специальной профессиональной литературы. Архив успешных проектов
Условия для отдыха Наличие душа, комнаты отдыха, кухни или места для приема пищи, зеленой зоны или парка в пешей доступности от офиса
Вечернее и ночное время работы Оплата такси. Организация парковки для мотоциклов и велосипедов
Скорость вывода на печать всего пакета проектных документов Создание специального отдела печати и брошюровки. Уровень рабочего оборудования и ПО в соответствии с требованиями к качеству исполнения проектной документации. При необходимости – второй монитор
Организация рабочих коммуникаций вне офиса Корпоративная телефонная связь. Оплата мобильной связи для отдельных категорий сотрудников
Организация рабочих коммуникаций внутри офиса Общий чат, стойка или специальная доска для общих документов и информации, ресепшн
Организация рабочего пространства Разделение помещений офиса по функциям и отделам. Разделение рабочего пространства каждого сотрудника (шумоизоляция, экраны и пр.)

Основные решения, реализованные в компании

  1. Новая организация офисного пространства в соответствии с предложениями самих сотрудников (см. схему).

  2. Новая организация офисного пространства

  3. Организация поиска и найм специалистов, готовых к нестандартным условиям труда (предпочитающих работать в удаленном или дистанционном режиме, а также готовых работать вечерами, ночью или по индивидуальному графику), в том числе из регионов РФ.
  4. Разработка программ адаптации «новичков» и схем функционального взаимодействия между различными группами сотрудников, учитывающих профессиональную загрузку, удаленность взаимодействия и сменность рабочего графика.
  5. Разработка новых комплексных систем оплаты труда с учетом различных условий труда, нормирования и контроля рабочей нагрузки, типов трудовых договоров.
  6. Обучение всех сотрудников новым стилям дистанционного взаимодействия.
  7. Инициация проекта по описанию бизнес-процессов.

В завершение можно сказать, что от разработки инициатив до их полной реализации прошло 6 месяцев. К концу этого периода в компании работало 100 человек. Часть из них приезжала на работу на мотоциклах или велосипедах поздно вечером, и порой дружная команда «ночного дозора» оставалась до утра, чтобы поприветствовать своих «дневных» коллег. Средний возраст сотрудников компании – 23–33 года, и все они отмечают, что впервые получили возможность совмещать работу и образ жизни, а не подстраивать свою жизнь под рабочий график.

Совершенствование бизнес-процессов в компании заняло около года и позволило получить дополнительный экономический эффект к тому, которого мы уже добились за счет оптимизации офисного пространства, построения новых коммуникаций, обучения и развития сотрудников, а также создания проектной командной культуры нового типа.


ОБСУДИТЬ СТАТЬЮ НА ФОРУМЕ

Система Orphus [ Источник: журнал «КАДРОВИК.РУ» ] [ Версия для печати ]
  
 

ТЕГИ


ВОЗМОЖНО ЭТО ВАС ЗАИНТЕРЕСУЕТ

СТАТЬИ, МАТЕРИАЛЫ


ФАЙЛЫ *
Тип файла: Документ WordКОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА: АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СОВРЕМЕННОЙ ПРАКТИКИ
Имя файла: 1.doc
[Размер: 122368 байт] [Загружен 10/11/2004 пользователем Mary12347] [Количество скачиваний: 362]
[Чтобы скачивать файлы, Вам необходимо авторизоваться на сайте]
Тип файла: Документ WordАдаптация работников в новых условиях
Имя файла: Адаптация работников в новых условиях.doc
[Размер: 71680 байт] [Загружен 04/08/2004 пользователем eiv] [Количество скачиваний: 386]
[Чтобы скачивать файлы, Вам необходимо авторизоваться на сайте]
Тип файла: Документ WordЖурналы: учета командировочных удостоверений; учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки; учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска; регистрации приказов по очередным отпускам; по учету кадров; регистрации личных дел служащих; регистрации приема на работу; регистрации переводов работающих; регистрации увольнения с работы; учета совместителей; учета личного состава (алфавитный); учета движения кадров; учета поощрений и взысканий; учета удостоверений личности; регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без содержания, поощрениях, взысканиях, временном исполнении обязанностей, командировках; учета больничных листов; учета личных штампов и знаков; учета времени работы в неблагоприятных условиях труда; учета нарушений трудовой дисциплины; учета проверки знаний норм, правил, инструкций.
Имя файла: Деликатесы для профи.doc
[Размер: 370688 байт] [Загружен 07/10/2004 пользователем Борисович] [Количество скачиваний: 13566]
[Чтобы скачивать файлы, Вам необходимо авторизоваться на сайте]
Тип файла: Документ WordСценка "принятие в пенсионеры" для мужчины
Имя файла: сценка Принятие в пенсионеры для мужчины.doc
[Размер: 23552 байт] [Загружен 16/05/2010 пользователем GolikovaY] [Количество скачиваний: 213]
[Чтобы скачивать файлы, Вам необходимо авторизоваться на сайте]
Тип файла: Документ RTFПостановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 1 декабря 2003 г. N 105 «Об утверждении порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения»
Имя файла: постановление №105 от 01.12.03.rtf
[Размер: 509600 байт] [Загружен 26/08/2004 пользователем Westa] [Количество скачиваний: 194]
[Чтобы скачивать файлы, Вам необходимо авторизоваться на сайте]


* ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
все представленные файлы загружены пользователями сайта
учитывайте дату добавления файла на сайт и его актуальность

Яндекс.Метрика

© ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2017
Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
129164, Москва, а/я 23
e-mail: nsk@kadrovik.ru

При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.
Дизайн - «Энсайн»
веб-дизайн | оптимизация | продвижение
Время формирования страницы: 0.474903 сек.